Beheerprogramma > Planning > Planning

Met deze module is het mogelijk om begrotingen en planningen samen te stellen. Vervolgens kunt u deze eventueel aanpassen en rapporten samenstellen.

Let op! De planningsmodule - en alles wat hiermee samenhangt - is een uitgebreider proces dan de overige processen van deze module. De juistheid van een planning (of begroting) is afhankelijk van diverse factoren. Wanneer één van deze factoren ontbreekt of onjuist is meegenomen, bestaat de mogelijkheid dat het resultaat van de planning onbetrouwbaar is. Een combinatie van inhoudelijke kennis en kennis van de programmatuur is essentieel voor correcte planningsresultaten. Ondanks dat Groenestein Beheersoftware heeft geprobeerd het werkproces intuïtief te maken, brengt de veelzijdigheid van dit onderwerp met zich mee dat het verstandig is een cursus te volgen.

De beschrijving is dan ook geschreven voor gebruikers die eerdere uitleg ontvangen hebben.

Bij het volgende overzicht is de planningsmodule van GB Groenbeheer als uitgangspunt genomen.

Planning - van gegevens tot planningsresultaten

Om te kunnen vertrouwen op de planningsresultaten is het van belang dat de gegevens waarmee gewerkt worden juist zijn. In de praktijk blijkt dat wanneer de gegevens waarop de planning gebaseerd is, méér dan vijf procent afwijken, de planningsresultaten onbetrouwbaar zijn.

Hieronder volgt een overzicht welke stappen gevolgd kunnen worden om tot juiste planningsresultaten te komen. Ga bij ieder onderdeel naar de bijbehorende uitleg voor een uitgebreidere beschrijving.

1. invoeren van de inventarisatiegegevens + controles,

2. invoeren van de benodigde werkzaamheden + controles,

3. planning definiëren en laten berekenen,

4. controleren van de planningsresultaten.

1. Invoeren van de inventarisatiegegevens + controles

Inventarisatiegegevens - invoeren

Van belang is dat ieder vakdeel dat beheerd moet worden – en dus opgenomen moet worden in de planning – bekend is in GB Groenbeheer. Bij ieder vakdeel kunnen er kenmerken ingevoerd worden. Daarvan zijn voor de planning de volgende van belang:

- Beheerniveau

Zonder beheerniveau zal een vakdeel nooit automatisch opgenomen worden in de planning.

- Groentype

Ook voor het groentype geldt dat wanneer deze niet ingevuld is, het vakdeel nooit automatisch opgenomen zal worden in de planning.

- Sluitingspercentage

Dit kenmerk is niet verplicht voor de planning. Wel kan het praktisch zijn gebruik te maken van dit kenmerk. Bij een groenvak wordt dan een sluitingspercentage ingevuld, bij werkzaamheden wordt bij 'Bewerkingspercentage' voor ieder sluitingspercentage een bewerkingspercentage bepaald. Op die manier kunt u het bewerkingspercentage van een werkzaamheid laten afhangen van het sluitingspercentage van een groenvak.

- Oppervlakte/Aantal/Harde- en Zachte rand/Knipoppervlakte

Bij ieder vakdeel zal bij één of meer van deze velden gegevens ingevuld moeten zijn. Wanneer dit niet zo is, kan het vakdeel – wanneer er een werkzaamheid voor aangemaakt is – wel opgenomen worden in de planning, maar zal dit niet tot uren of kosten leiden. Een bijzonder kenmerk is 'Knipoppervlakte': dit kenmerk kan bijvoorbeeld van pas komen bij hagen. De te bewerken oppervlakte bij hagen is meer dan alleen de oppervlakte zoals deze grafisch (van bovenaf gezien) gemeten wordt. Dit kenmerk wordt berekend door de rand van het vak te vermenigvuldigen met de kniphoogte en hier de oppervlakte bij op te tellen. Bij werkzaamheden u deze bewerkingseenheden ook invullen.

- Aanlegjaar

Dit kenmerk is (alleen) van belang wanneer werkzaamheden ingevoerd worden die met dit kenmerk rekening moeten houden. Een voorbeeld van zo’n werkzaamheid is het snoeien van bosplantsoen dat vanaf aanlegjaar iedere drie jaar moet gebeuren.

Er kunnen meer kenmerken bij een vakdeel ingevuld worden, deze zijn voor de planning echter niet noodzakelijk.

Omdat alle gegevens ook grafisch bekend (moeten) zijn, is de juiste werkwijze het grafisch invoeren van ieder vakdeel. GB Geografisch berekent de oppervlakte en de zachte en harde randen. Handmatig zullen de overige kenmerken ingevuld moeten worden bij de vakdelen. Overigens kan dit groepsgewijs, daar waar dit handig is. Alle gegevens die grafisch ingevoerd worden, zullen automatisch in GB Groenbeheer terecht komen.

Inventarisatiegegevens - controles

Nadat alle vakdelen zijn ingevoerd is het verstandig een integriteitcontrole en matencontrole uit te voeren. Dit gebeurt vanuit GB Geografisch.

Integriteitcontrole

Deze controle bestaat uit twee onderdelen: de programmatuur spoort vakdelen op die wél in GB Groenbeheer staan, maar niet in GB Geografisch. Dit zijn dus de vakdelen zonder grafisch component. Wanneer zulke vakdelen bestaan, zal hier een lijst van worden getoond. Vervolgens kunnen de vakdelen eventueel alsnog grafisch ingevoerd worden.

Bij het tweede onderdeel van de integriteitcontrole wordt bekeken of er grafische elementen bestaan zonder beheergegevens. Deze worden getoond in de tekening.

Matencontrole

Deze functie controleert bij ieder vakdeel of de ingevoerde hoeveelheden (oppervlakte, stuks. harde en zachte rand) overeenkomen met de hoeveelheden die grafisch gemeten worden. Vervolgens wordt een overzicht getoond van de vakdelen waar een afwijking is geconstateerd.

Een onderdeel van de functie ‘Matencontrole’ is de automatische correctie. Wanneer u deze activeert zullen de 'hoeveelheid'-gegevens van de vakdelen in GB Groenbeheer vervangen worden door de hoeveelheden gemeten in GB Geografisch.

Wanneer deze controles gedaan zijn, lijkt de inventaris correct.

De controle die nu nog niet uitgevoerd is, is de controle van de sleutelvelden: ieder vakdeel heeft een kaart(wijk)code. Komt deze overeen met de kaartcode in GB Geografisch?

Voor een globale controle is het mogelijk in GB Geografisch een themakaart aan te maken, gebaseerd op bijvoorbeeld 'Wijken'. In die themakaart vormt iedere laag een kaart met een eigen kleur.

2. Invoeren van de benodigde werkzaamheden + controles

Werkzaamheden - invoeren

Voor iedere combinatie van beheerniveau, groentype en bewerkte eenheid - die opgenomen moet worden in de planning- zal een werkzaamheid moeten bestaan. Om te zien welke combinaties bestaan, kunt u een gegevensrapport maken (Gegevensrapport > Vakdelen). Op het Totalen-tabblad vinkt u oppervlakte, aantal, harde rand en zachte rand aan. Hoofdindeling ('Eerst op') = beheer/kwaliteitsniveau, onderverdeling ('Dan op') = groen/beheertype.

Klik vervolgens op ‘Totalen’ voor een overzichtelijk rapport in uw tekstverwerker of spreadsheet-programma.

Let erop dat u bij de werkzaamheid de juiste te bewerken eenheid invult. Voorts kunt u de overige gegevens invullen. De basisprijs kunt u op diverse manieren invullen, maar wanneer u straks in de planningsresultaten ook de manuren wilt zien, zult u bij de werkzaamheden de arbeidsinzet moeten invullen.

Kijk voor meer informatie over het invoeren van een werkzaamheid hier.

Werkzaamheden - controles

- Is bij iedere werkzaamheid een beheerniveau ingevuld?

- Is bij iedere werkzaamheid een groentype ingevuld?

- Is de juiste bewerkingseenheid gekozen?

Antwoorden op deze vragen kunt u krijgen door op het selectie-tabblad (Gegevensrapport > Werkzaamheden) hierop te selecteren.

Nu kan een rapport van de werkzaamheden gemaakt worden en vergeleken worden met het eerder gemaakte overzicht. Bestaat er voor iedere gewenste combinatie van beheerniveau, groentype en bewerkte eenheid een werkzaamheid?

Dit rapport maakt u als volgt: ga naar Gegevensrapport > Werkzaamheden. Vink op het tabblad ‘Tabel’ de volgende gegevens aan: Werkzaamheid, Omschrijving, Kwaliteitsniveau, Groentype, Bewerkte eenheid en Productienorm (onder Personeelsinzet). Klik op ‘Tabel’. Wanneer u ook Productienorm in het rapport heeft opgenomen, kunt u in die kolom zien of door een werkzaamheid uren gegenereerd zullen worden. Staat hier niets of 0, dan is dit niet het geval.

Nu het inventaris én het werkpakket ingevoerd is, kan de 'Voorcontrole planning' gedraaid worden, om te zien of er toch nog gegevens ontbreken bij groenvakken.

3. Planning definiëren en laten berekenen

Wanneer de inventaris en werkzaamheden op orde zijn kan de planningsmodule zijn werk doen.

4. Controleren van de planningsresultaten

Om te zien of elk groentype voorkomt in de planning, kunt u een rapport uitdraaien waarin u op het Totalen-tabblad per groentype de personeelsuren (onder Personeelsinzet) en totale kosten toont. Wanneer voor een groentype geen personeelsuren én kosten gereserveerd zijn, komt dit groentype niet voor in dit rapport. U kunt dit rapport vergelijken met een rapport van de oppervlakte, aantal, harde en zachte rand per groentype. Dit rapport maakt u als volgt: Ga naar Gegevensrapport > Vakdelen. Op het Totalen-tabblad vinkt u oppervlakte, aantal harde rand en zachte rand aan. Hoofdindeling = groentype.

Groentypen die wel in het laatstgenoemde rapport staan, maar niet in het planningrapport, komen niet in de planning voor. Op deze manier kunt u groentype voor groentype nagaan of deze voorkomt in de planning en zo niet, of dit terecht is.

Komt een groentype niet voor in de planning, controleer dan het volgende:

- Bestaat er een werkzaamheid voor dit groentype?

- Is bij de werkzaamheden voor dit groentype de juiste bewerkingseenheid ingevuld?

- Is bij de werkzaamheden voor dit groentype het juiste beheerniveau ingevuld? Het kan zijn dat er een werkzaamheid bestaat voor een bepaald groentype met beheerniveau X, terwijl bij de vakdelen waarbij dit groentype is ingevuld, het beheerniveau X helemaal niet voorkomt.

Zie Planning beheerobjecten voor een uitgebreidere uitleg per stap.